Zij van Compliance verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar website, communicatie, dienstverlening en administratie. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten betrokkenen hebben.

1. Verantwoordelijke

Naam	Zij van Compliance
Vestigingsadres	85105, Kalithies, Rhodos, Griekenland
VAT-nummer	187513316
E-mail	info@ZvanC.nl
Privacyvragen	privacy@ZijvanCompliance.nl
Telefoon	+31 (0)6 41710035

2. Reikwijdte van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Zij van Compliance in het kader van het gebruik van de website, contact per e-mail, telefoon of contactformulier, het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten van opdracht, relatiebeheer, facturatie en administratie en overige zakelijke communicatie.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam
• naam van de organisatie
• adresgegevens
• e-mailadres
• telefoonnummer
• functie of rol
• KvK-nummer
• btw-nummer
• bank- en betaalgegevens
• correspondentie en inhoud van berichten
• gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een opdracht
• technische gegevens over het gebruik van de website, voor zover van toepassing

4. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken
• het voorbereiden, aangaan en uitvoeren van overeenkomsten van opdracht
• het beheren van klant- en leveranciersrelaties
• het opstellen van offertes, overeenkomsten en facturen
• het voeren van de financiële administratie
• het beveiligen en verbeteren van onze website en IT-omgeving
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen
• het kunnen onderbouwen van onze rechtspositie, indien nodig

5. Rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. In de praktijk zijn dat meestal:

• toestemming, voor zover nodig
• de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen
• het voldoen aan een wettelijke verplichting
• een gerechtvaardigd belang, zoals relatiebeheer, bedrijfsvoering, beveiliging, kwaliteitsbewaking of het voeren van verweer bij geschillen
• Als wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kan die toestemming altijd weer worden ingetrokken. Dit laat de rechtmatigheid van de eerdere verwerking onverlet.

6. Ontvangers van persoonsgegevens

Wij verstrekken persoonsgegevens in beginsel niet aan derden, tenzij dat nodig is voor de hierboven genoemde doelen of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld worden gedeeld met IT- en cloudleveranciers, e-mail- en hostingproviders, boekhoud- of administratiesoftware, betaaldienstverleners, professionele adviseurs zoals accountant of jurist en overheidsinstanties of toezichthouders als de wet dat vereist.

Als een partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst af.

7. Verwerkers en doorgifte buiten de EER

Zij van Compliance maakt gebruik van digitale systemen en cloudoplossingen voor onder meer communicatie, administratie, documentopslag, facturatie en beveiliging. Waar nodig maken wij afspraken met deze leveranciers over vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensbescherming.

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of toegankelijk zijn vanuit landen buiten de EER, zorgen wij voor passende waarborgen zoals vereist onder de AVG, bijvoorbeeld via een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen, voor zover van toepassing.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.

In hoofdlijnen hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• contactverzoeken en offerteaanvragen zonder vervolgopdracht: maximaal 1 jaar na laatste contact
• klant- en opdrachtdossiers: zolang nodig voor de uitvoering van de opdracht en daarna zolang redelijkerwijs nodig voor dossiervorming, evaluatie en eventuele juridische of fiscale verplichtingen
• financiële administratie: ten minste 7 jaar, voor zover wettelijk vereist
• website- en beveiligingslogs: niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging en beheer
• Als een langere bewaartermijn nodig is in verband met een geschil, claim, klacht, controle of wettelijke verplichting, kunnen wij gegevens langer bewaren zolang dat noodzakelijk is.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Daaronder vallen, voor zover passend voor onze eenmanszaak en dienstverlening, onder meer beveiligde toegang tot systemen en accounts, het gebruik van actuele software en beveiligingsupdates, beperkte toegang tot persoonsgegevens, versleutelde verbindingen waar passend en zorgvuldige opslag van documenten en correspondentie.

10. Rechten van betrokkenen

Je hebt op grond van de AVG onder meer het recht om:

• inzage te vragen in jouw persoonsgegevens
• jouw gegevens te laten corrigeren
• jouw gegevens te laten verwijderen
• verwerking te laten beperken
• bezwaar te maken tegen verwerking
• gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken, voor zover van toepassing
• een eerder gegeven toestemming in te trekken
• Je kunt een verzoek sturen naar privacy@ZijvanCompliance.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om nadere verificatie van jouw identiteit voordat wij een verzoek in behandeling nemen.

11. Klachten

Als je vragen of klachten hebt over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens, kun je contact opnemen via privacy@ZijvanCompliance.nl.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie daarover kun je vinden op https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

12. Website en cookies

Onze website kan gebruikmaken van functionele en, indien van toepassing, beperkt analytische cookies om de website goed te laten werken, te beveiligen en het gebruik te analyseren. Voor zover voor bepaalde cookies toestemming vereist is, vragen wij die vooraf.

Op de website kunnen links staan naar websites van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of het privacybeleid van die externe websites.

13. Persoonsgegevens van derden in opdrachten

In het kader van onze dienstverlening kan het voorkomen dat opdrachtgevers ons persoonsgegevens van derden verstrekken. In dat geval verwerken wij die persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is voor de uitvoering van de opdracht en conform de gemaakte afspraken en toepasselijke privacywetgeving.

Als wij in zo’n situatie optreden als verwerker in opdracht van een klant, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst af.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld als wetgeving, onze dienstverlening of onze werkwijze verandert. De meest actuele versie staat op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij dat, indien passend, extra onder de aandacht brengen.