Algemene Voorwaarden

WAAR ZIJN DEZE ALGEMENE VOORWAARDEN OP VAN TOEPASSING?
1. Deze algemene voorwaarden gelden voor alle opdrachten die Zij van Compliance als Opdrachtnemer uitvoert.
2. De Opdracht wordt door Opdrachtnemer uitgevoerd met inachtneming van toepasselijke (inter)nationale wet- en regelgeving. Standaardvoorwaarden van de opdrachtgever gelden uitsluitend wanneer deze door de ons zijn aanvaard, met schriftelijke bevestiging.
WIE IS DE OPDRACHTNEMER EN WELKE DIENSTEN KUNNEN WORDEN GELEVERD?
1. Zij van Compliance is een consultancy bureau gespecialiseerd in compliance voor de financiële dienstverlening.
2. Wij bieden diverse diensten op compliance gebied aan zoals onder andere:
  - Advies,
  - Audit en controle,
  - Screening intern beheersingsniveau,
  - Opzetten van compliance framework,
  - Monitoring,
  - Uitvoering risicoanalyse,
  - Awareness trainingen,
  - Opstellen en beoordelen beleid en procedures,
  - Extern compliance officer,
  - Extern privacy officer,
  - Uitvoeren privacy GAP analyse,
  - Opleiden junior compliance officers,
  - Meldpunt klokkenluiders,
  - Data Protection Officer.
3. Welke diensten geboden worden is opgenomen in de Opdrachtbevestiging en bijbehorende overeenkomst.
WANNEER GELDEN DEZE VOORWAARDEN?
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere opdracht die tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer overeengekomen is. Dus ook op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten. De voorwaarden gelden ook ten opzichte van eventueel aan Opdrachtgever verbonden (groeps)vennootschappen.
2. Wijkt de inhoud van hetgeen in deze Algemene Voorwaarden is bepaald af van de Overeenkomst van Opdracht? Dan gaat het bepaalde in Overeenkomst van Opdracht voor.
3. Als Opdrachtgever zelf ook gebruik maakt van Algemene Voorwaarden, wordt hierbij uitdrukkelijk de toepasselijkheid van die voorwaarden van de hand gewezen behalve indien schriftelijk in de Overeenkomst van Opdracht anders overeengekomen.
TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST
1. De Opdracht komt tot stand op het moment dat de opdrachtbevestiging en/of offerte met akkoord van de Opdrachtgever door Opdrachtnemer retour is ontvangen. De bevestiging is gebaseerd op de door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer verstrekte informatie. De Opdrachtbevestiging wordt geacht de afspraken juist en volledig weer te geven. Als de Opdrachtbevestiging de gemaakte afspraken niet juist en volledig weergeeft, moet Opdrachtgever dat direct laten weten.
2. De Opdracht wordt vervolgens schriftelijk vastgelegd in een Overeenkomst tot Opdracht en komt tot stand op het moment dat deze, door Opdrachtgever ondertekend, retour is ontvangen door de Opdrachtnemer.
3. Als de door Opdrachtgever ondertekende Overeenkomst van Opdracht door Opdrachtnemer (nog) niet retour is ontvangen, wordt de Opdracht geacht te zijn tot stand gekomen onder toepasselijkheid van deze Algemene Voorwaarden, op het moment dat Opdrachtnemer op verzoek van de Opdrachtgever met de uitvoering van de Opdracht is begonnen.
UITVOERING VAN DE OPDRACHT
1. Alle werkzaamheden die door Opdrachtnemer worden verricht, worden uitgevoerd naar beste inzicht en vermogen overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap.
2. De werkzaamheden zullen zoveel mogelijk remote plaatsvinden. Opdrachtgever zorgt bij aanvang van de Opdracht voor remote toegang tot alle benodigde systemen. Opdrachtnemer zorgt voor een afdoende beveiligde digitale werkomgeving die voldoet een wettelijke vereisten. Indien Opdrachtgever het wenst kan Opdrachtnemer gebruik maken van de elektronische communicatiemiddelen van de Opdrachtgever welke, in dat geval, eveneens bij aanvang van de Opdracht aan Opdrachtnemer in bruikleen zullen worden overhandigd.
3. Als er werkzaamheden bij Opdrachtgever op kantoor worden uitgevoerd zorgt deze voor een werkplek die voldoet aan de eisen die de Arbowet aan een werkplek stelt.
WELKE INFORMATIE HEEFT DE OPDRACHTNEMER NODIG?
1. Opdrachtnemer zal Opdrachtgever laten weten welke informatie en welke stukken nodig zijn voor het goed uitvoeren van de Opdracht. De Opdrachtgever dient al deze informatie op tijd aan de Opdrachtnemer te geven zodat er geen vertraging in de uitvoering van de Opdracht ontstaat.
2. Stuurt Opdrachtgever de door Opdrachtnemer gevraagde informatie en stukken niet op tijd of niet op de goede manier aan toe? En duurt het uitvoeren van de overeenkomst daardoor langer? Dan moet Opdrachtgever de daardoor veroorzaakte extra kosten en extra honorarium vergoeden.
3. Beschikt Opdrachtgever verder nog over informatie die voor Opdrachtnemer van belang kan zijn in verband met de Opdracht?Dan verwacht de Opdrachtnemer daarvan op de hoogte gesteld te worden.
4. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de informatie die Opdrachtgever aanOpdrachtnemer geeft. Ook wanneer deze informatie van derden afkomstig is. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, doordat Opdrachtnemer is uitgegaan van de door de Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.
LOOPTIJD, ANNULERING EN BEEINDIGING VAN DE OVEREENKOMST
1. De overeenkomst met tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever wordt gesloten voor onbepaalde tijd. Tenzij schriftelijk een andere afspraak gemaakt is welke is vastgelegd in de Overeenkomst van Opdracht.
2. Annulering van een opdracht kan tot 2 maanden voor aanvang kosteloos daarna zal 25% van het overeengekomen offerte bedrag voor de duur van de opdracht in rekening gebracht worden. Zou de opdracht langer dan 1 maand duren dan zijn de annuleringskosten beperkt tot 25% over het offerte bedrag voor de 1e 2 maanden.
3. Opdrachtgever en Opdrachtnemer kunnen de overeenkomst op elk moment schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden.
GEHEIMHOUDING
1. Opdrachtnemer en Opdrachtgever houden alle informatie die zij, in het kader van hun Opdracht, van elkaar of uit andere bron hebben verkregen, geheim tegenover derden. Tenzij een van beiden op grond van de wet of beroepsregels verplicht is om bepaalde informatie bekend te maken.
2. Informatie die Opdrachtnemer van Opdrachtgever krijgt zal niet gebruikt worden voor een ander doel dan voor het uitvoeren van de Opdracht. Daarvoor geldt één uitzondering. Opdrachtnemer mag deze informatie wel gebruiken, wanneer Opdrachtnemer voor zichzelf moet optreden in een tucht-, civiele, of strafprocedure. Maar alleen wanneer deze informatie daarvoor van belang is.
INTELLECTUELE EIGENDOM
1. Het kan voorkomen dat Opdrachtnemer in het kader van de Opdracht producten gebruiken of ontwikkelen waar intellectueleeigendomsrechten (bijvoorbeeld octrooi, auteursrecht e.d.) op van toepassing zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan, werkwijzen, adviezen of (model)contracten. In dat geval berusten deze rechten bij Opdrachtnemer.
2. Opdrachtgever mag deze producten niet verveelvoudigen, openbaren of exploiteren. Ook niet via een derde.
TARIEF EN HONORARIUM
1. Opdrachtnemer spreekt schriftelijk met Opdrachtgever af wat het honorarium voor de opdracht is.
2. Het honorarium is niet afhankelijk van de uitkomst van de verleende Opdracht.
3. Opdrachtnemer heeft het recht om de tarieven (jaarlijks) te indexeren. Als basis hiervoor dient de Consumentenprijsindex (CPI) van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Het jaar waarin de tariefafspraak tot stand is gekomen geldt hierbij als 100. Indexeert opdrachtnemer in een bepaald jaar niet, dan vervalt dat recht hierdoor niet.
4. Opdrachtnemer declareert in beginsel maandelijks. Tenzij Opdrachtnemer en Opdrachtgever schriftelijk een andere afspraak maken, deze afspraken zijn dan opgenomen in de Overeenkomst van Opdracht.
5. Tarieven zijn exclusief BTW. Over het honorarium kan omzetbelasting verschuldigd zijn. Dit wordt gespecificeerd op de nota.
6. Reistijd wordt voor 50% van het uurtarief doorberekend behalve indien schriftelijk anders overeengekomen. Reiskosten brengen wij separaat in rekening tegen het overeengekomen tarief.
BETALING
1. Opdrachtgever moet de declaraties binnen veertien dagen na de factuurdatum betalen. Opdrachtgever kan de declaraties niet verrekenen met een eventuele vordering die Opdrachtgever op Opdrachtnemer heeft.
2. Betaalt Opdrachtgever niet op tijd? Dan stuurt Opdrachtnemer een aanmaning, de kosten hiervoor bedragen € 50,00. BetaaltOpdrachtgever daarna nog steeds niet zal er een 2e aanmaning worden gestuurd waarbij de kosten € 100,00 bedragen en moetOpdrachtgever een rente op basis van 8% per jaar betalen over het openstaande bedrag.
3. Als Opdrachtnemer ten behoeve van incasso gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso)kosten moeten maken, dan komen die voor rekening Opdrachtgever.
4. Als de betaling langer dan 1 maand achterwege blijft, kan de Opdrachtnemer, na een zorgvuldige afweging van de belangen, de uitvoering van de Opdracht opschorten totdat betaling is geschied. Opdrachtnemer zal dan dus geen werkzaamheden meer voor Opdrachtgever verrichten.
5. Heeft Opdrachtgever samen met iemand anders een opdracht aan Opdrachtnemer gegeven? Dan zijn beiden hoofdelijk verantwoordelijk voor het betalen van de declaraties.
KLACHTEN
1. Opdrachten worden natuurlijk met aandacht en zorg uitgevoerd. Heeft Opdrachtgever toch een klacht over de wijze waarop de Opdracht is uitgevoerd? Of over een factuur? Dan kan die klacht gestuurd worden naar klachten@zijvancompliance.nl.
2. Klachten in de periode na de beëindiging van de werkzaamheden over de verrichte werkzaamheden dienen uiterlijk binnen drie weken na voltooiing van de betreffende werkzaamheden schriftelijk te worden gemeld aan Opdrachtnemer. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat Opdrachtnemer in staat is adequaat te reageren.
3. De klacht wordt binnen 14 dagen vertrouwelijk behandeld.
4. Als Opdrachtgever een klacht heeft ingediend, moet nog steeds worden voldaan aan de betalingsverplichting.
5. Ondanks het feit er altijd gezocht zal worden naar een oplossing voor een klacht kan het voorkomen dat Opdrachtgever het niet eens is met de wijze waarop de klacht is behandeld? Dan treedt de in artikel 17 van deze algemene voorwaarden in werking.
AANSPRAKELIJKHEID
1. Opdrachtnemer is nooit aansprakelijk te houden voor schade als Opdrachtgever op het moment, waarop de schadeveroorzakende gebeurtenis zich voordoet, zelf in gebreke is met de nakoming van een verplichting tegenover Opdrachtnemer.
2. Aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, boetes, gemiste besparingen, rentederving, imagoschade, verlies van bestanden en/of gegevens, vorderingen van derden op Opdrachtgever en schade door bedrijfsstagnatie en leegloop, is te allen tijde uitgesloten.
3. Aansprakelijkheid voor schade wordt uitdrukkelijk beperkt tot het bedrag dat door de verzekering van Opdrachtnemer in het desbetreffende geval wordt uitbetaald, vermeerderd met het bedrag van eigen risico van Opdrachtnemer. Als en voor zover om welke reden dan ook geen uitkering krachtens deze verzekering plaatsvindt, wordt aansprakelijkheid voor schade uitdrukkelijk beperkt tot het honorarium voor de Opdracht, waarop de schade betrekking heeft.
4. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat Opdrachtgever Opdrachtnemer schriftelijk in gebreke stelt en Opdrachtnemer een redelijke termijn tot nakoming geeft.
5. Tenzij de schade is veroorzaakt door opzet of grove nalatigheid van Opdrachtnemer, zal Opdrachtgever Opdrachtnemer vrijwaren tegen alle aanspraken voor schade die ontstaat als gevolg van de werkzaamheden die voortvloeien uit deze overeenkomst dan wel eerdere gesloten overeenkomsten tussen partijen en zal Opdrachtgever alle schade van Opdrachtnemer, waaronder mede begrepen (juridische) adviseurskosten, vergoeden die Opdrachtnemer lijdt als gevolg van dergelijke aanspraken.
6. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor alle aanspraken die door derden worden ingesteld die (direct of indirect) te maken hebben met de door Opdrachtnemer uitgevoerde werkzaamheden of uitgebracht advies.
7. Meent Opdrachtgever een vordering op Opdrachtnemer te hebben? Dan moet Opdrachtgever de Opdrachtnemer aanspreken binnen één jaar nadat de schade waarvoor Opdrachtnemer aansprakelijk wordt gehouden zich voor het eerst heeft gemanifesteerd en in elk geval na verloop van vijf jaar nadat de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft plaatsgevonden. Na deze termijn vervalthet recht van de Opdrachtgever om Opdrachtnemer aan te spreken.
WIJZE VAN COMMUNICATIE
1. Voor de communicatie met Opdrachtgever worden de door Opdrachtgever opgegeven contactgegevens gebruikt. Als deze contactgegevens veranderen moet Opdrachtgever dat schriftelijk doorgeven. Pas daarna gebruikt Opdrachtnemer die nieuwe gegevens.
2. Partijen kunnen met elkaar communiceren via elektronische communicatiemiddelen. Partijen erkennen dat aan het gebruik van elektronische communicatiemiddelen risico’s kleven zoals vervorming, vertraging, onderschepping, manipulatie en virussen.
3. Partijen stellen hierbij vast elkaar niet aansprakelijk te zullen stellen voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen ten gevolge van het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Partijen zullen al hetgeen, redelijkerwijs van ieder van hen verwacht mag worden doen, of nalaten ter voorkoming van het optreden van voornoemde risico’s.
PRIVACY
1. De Opdracht kan de verwerking van persoonsgegevens met zich meebrengen. Opdrachtnemer zal in die gevallen handelen als verwerker zoals bedoeld in artikel 4 sub 8 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en leeft dan uiteraard alle eisen die daarin voorgeschreven zijn. In die specifieke gevallen, waarin Opdrachtnemer kwalificeert als verwerker, zal met Opdrachtgever een verwerkersovereenkomst opgesteld worden.
2. De persoonsgegevens zullen waar mogelijk verwerkt worden binnen de systemen van de Opdrachtgever. Als er toch persoonsgegevens door Opdrachtnemer dienen te worden bewaard heeft Opdrachtnemer hiervoor passende technische en organisatorische maatregelen getroffen ter beveiliging van die persoonsgegevens.
3. De persoonsgegevens worden dan bewaard gedurende de termijn die wettelijk is bepaald of zoals met Opdrachtgever is afgesproken in de opdracht tot dienstverlening.
TOEPASSELIJK RECHT, GESCHILLEN EN FORUMKEUZE
1. Geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst of uit daarop voortbouwende overeenkomsten zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Rotterdam. Op elke Opdracht tussen Opdrachtnemer en de Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing; ook indien Opdrachtgever woonachtig of gevestigd is in het buitenland.